Manažeři od MIS jednoznačně požadují hlavně přínosy, a to co největší a co nejdříve. Patří k nim různé sumární analýzy, sledovat trendy v různých oblastech a z různých úhlů pohledu, vytvářet vlastní dotazy a sledovat potřebné údaje a vazby mezi nimi. A to vše pak zobrazit v přehledné tabulkové a zejména grafické podobě. Z pohledu manažera jde tedy o to, jak bude výsledné řešení vypadat.
Z pohledu tvůrce MIS/EIS však sebelepší nástroj či výsledné řešení v podobě barevného grafu či přehledné tabulky na úrovni MIS nebude nic platný, pokud nebude čerpat ze správných údajů - zdroje dat. Takovým zdrojem však jen těžko mohou být přímo data provozních IS.
Optimální postup
Zkušenosti s budováním a provozováním MIS/EIS systémů jednoznačně prokázaly, e optimální postup spočívá ve vytvoření kvalitního zdroje dat, nejlépe v podobě tzv. primární databáze. Jedná se, stejně jako v případě provozních IS, o databázové struktury, jejichž struktura a obsah jsou optimalizovány pro účely právě MIS/EIS nástrojů. Zdrojem pro naplnění jsou samozřejmě databázové struktury provozních IS, avšak prostředkem pro naplnění je datová pumpa.
Zdánlivým paradoxem tohoto přístupu je skutečnost, že takto vytvořená primární databáze může být rozsáhlejší než databáze provozních IS. Vzhledem k současnému stavu na poli hw se však nejedná o nijak závažný problém. Velmi podstatné naopak je, že takto vytvořená primární databáze umožňuje sjednotit do jednoho prostředí vstupy z různých provozních IS včetně archivních či historických údajů a nad těmito údaji pak realizovat MIS/EIS výstupy takového druhu, jako by v prostředí provozních IS nebylo možno realizovat vůbec, nebo se značnými komplikacemi (časová náročnost, forma a rozsah výstupů, jejich další zpracování).
Otázka návrhu a naplnění potřebných datových struktur je zcela zásadní podmínkou úspěšnosti nasazení MIS/EIS systémů (celkového řešení).
Rozhodně nelze akceptovat prodej “krabicového” produktu a následný přístup typu “zákazníku, starej se sám”. Jednoznačně preferovaným přístupem musí být dodávka řešení, které uspokojí maximum požadavků. Vzhledem ke specifice problematiky MIS/EIS systémů je však na místě poskytnout v rámci tohoto řešení zákazníkovi i nástroj, který uživatelsky snadným způsobem umožní dodané řešení rozšiřovat.
Jak to má vypadat?
Máme-li k dispozici potřebný zdroj údajů, nejlépe v podobě primární databáze, naplněné patřičně uspořádanými verifikovanými a konzistentními daty z provozních IS, přichází na řadu otázka prezentace těchto údajů. Pro tento účel je v současné době na trhu celá řada produktů, které více či méně kvalitně či komfortně podporují uživatelsky příjemné prezentování požadovaných údajů. Volba konkrétního řešení pak spočívá v optimálním sladění několika základních hledisek - pokrytí požadovaných funkcí, míru uživatelského komfortu, poměr výkon/cena, případně dalších hledisek.
Z hlediska funkčnosti by žádné z alternativních řešení nemělo postrádat dnes už základní funkce, jako je zobrazování různé úrovně podrobnosti (drill down, up, accross), využívání předem připravených výstupů, možnost jejich modifikace, vytváření vlastních sestav a pohledů pro účely modelování vybraných situací a podobně.
Další samozřejmostí je přístup k vybraným údajům z prostředí internetu či intranetu. Bez této možnosti se již dnes žádný prezentační nástroj neobejde. V obou prostředcích se pak rozumí možnost provozování aplikací v aktivní podobě, tj. s možnostmi, které jsou k dispozici v rámci “klasické” architektury klient - server.
Významnou záležitostí se dále stávají např. nástroje pro poskytování okamžitého upozornění na překročení stanovených ukazatelů ve formě zpráv na mobilní telefon, pager či fax (alerty).
V souladu s druhem a způsobem poskytování požadovaných údajů v různých prostředcích vystupuje do popředí otázka bezpečnosti. Jakékoliv zvolené řešení musí opět uživatelsky co nejsnadnějším způsobem definovat přístupová práva uživatelů či jejich skupin k určeným údajům.
Otevřenost řešení
S tímto pojmem se lze setkat v souvislosti s MIS(EIS systémy velmi často. Je možné jej chápat jako otevřenost z hlediska disponibilních údajů. Kvalitně navržená primární databáze by měla být maximálně otevřená z hlediska struktury. To znamená, že musí být umožněno snadným způsobem rozšiřování v podobě definování a přidávání dalších úhlů podporovaných pohledů (dimenzí), úrovní v rámci jednotlivých dimenzí a samozřejmě i prvků v rámci jednotlivých úrovní. Samozřejmostí pak je otevřenost z hlediska objemu těchto disponibilních údajů tak, aby dodané řešení bylo možno provozovat delší časové období (roky).
Otevřenost z hlediska aplikací. Aplikace jsou s výhodou koncipovány takovým způsobem, že určeným uživatelům poskytují určené předem připravené údaje v dohodnuté podobě. Otevřenost aplikací pak umožňuje jejich snadné přizpůsobení pro použití vybranými uživateli, poskytování výstupů či jejich skupin vybraným uživatelům, připravené výstupy uživatelsky snadným způsobem upravovat.
Pro potřeby rozvoje již realizovaného řešení je pak velmi důležitá možnost opět uživatelsky co nejsnadnějším způsobem realizovat doplňkové či nadstavbové datové struktury (datové sklady, jednotlivá specializovaná datová tržiště). Tímto způsobem je možno s minimálními nároky na další analytické či programátorské kapacity uspokojovat další požadavky, které zcela logicky na straně uživatele vznikají během rutinního využívání MIS/EIS.
Je to všechno?
Co ještě může řešení formou MIS/EIS manažerům nabídnout? Za zmínku stojí posouzení vazeb z prostředí MIS/EIS, tedy ze střední části pomyslného trojúhelníku, jak k vrstvám vyšším (Business Intelligence, modelování), tak i k vrstvám nižším (provozní IS).
Vyhodnocení praktických zkušeností s budováním a provozováním MIS/EIS systémů ukazuje, že se nabízí jejich velmi zajímavé využití směrem k provozním IS. V jejich rámci jsou samozřejmě k dispozici příslušné aplikace poskytující požadované výstupy. Při dobře navržené primární databázi však lze leckteré z těchto “provozních” výstupních sestav poskytovat v nové kvalitě právě v prostředí MIS/EIS systémů. Nová kvalita může spočívat např. v časovém hledisku (využití agregací příslušné úrovně), ve zvýšení funkčnosti/drill) a podobně.
Využití připravených datových struktur ve směru k vyšším vrstvám pak velmi závisí na použitém nástroji. Míra podpory funkcí pro oblasti Business Intelligence, Data Miningu, případně dalších oblastí je závislá na tom, jak je která oblast ve zvoleném produktu podporována. Opět však platí již zmíněný fakt, že i sebelepší koncový produkt je využitelný pouze tak, jak kvalitně navržený a naplněný je zdroj údajů.