Narůstající složitost a komplexnost podnikových informačních systémů však klade stále se zvyšující nároky na uživatele, kteří s těmito systémy mají pracovat. S tímto problémem se můžeme setkat na všech úrovních řízení - strategické, taktické i operativní. Pro uživatele je stále těžší se v přemíře informací dobře orientovat.
Další velice důležitá schopnost je efektivně sdílet data a informace jednak v rámci organizace, tak i vně, tzn. s partnery a zákazníky. Vědět maximum o zájmech a potřebách svých zákazníků a vycházet jim vstříc adresnou nabídkou sestavenou na míru konkrétnímu zákazníkovi nebo skupině. Tyto a ještě některé další problémy je možné úspěšně vyřešit správným nasazením podnikového portálu.
Podnikové informační portály (Enterprise Information Portals, dále jen EIP) se v mnohém podobají klasickým vyhledávacím internetovým portálům, ale jejich zásadní rozdíl spočívá především v charakteru poskytovaných informací a služeb. Zatímco internetové portály poskytují personalizovaný pohled na informace dostupné z Webu, EIP představují kvalitativně jiné řešení, které umožní integrovat interní a externí data organizace, podchytit události celopodnikového informačního systému a poskytnout cílené informace zpracované podle osobního profilu konkrétního uživatele. Mezi datové zdroje, ze kterých jsou informace získávány a integrovány, lze zařadit všechny informační systémy a služby, kterými organizace disponuje. Počínaje mainframe systémy, databázovými aplikacemi, textovými soubory, elektronickou poštou až po datové sklady.
Podnikové portály jsou aplikace, které integrují webovou technologii do podnikových procesů a poskytují tak jedinou bránu pro přístup k informacím a aplikacím. Podle zadání uživatelů třídí a sledují nestrukturované informace jako jsou např. textové dokumenty, internetové stránky, elektronická pošta a podobně. Přenáší data a informace přes otevřené i uzavřené sítě a utříděné je nabízí uživatelům. Informace lze rychle distribuovat prostřednictvím webu uvnitř i vně společnosti. Poskytováním služeb pro skupinovou spolupráci EIP usnadňují komunikaci jednak uvnitř organizace, ale také výměnu informací se zákazníky, partnery a dodavateli. Zároveň snižují provozní náklady a uvolňují tak prostředky na využití nových příležitostí a trhů, zkracují výrobní cykly a zlepšují zákaznické služby.
Klíčovou vlastností portálu je poskytnutí jednoho rozhraní pro přístup ke všem informacím a službám. V zájmu úspěšnosti celého projektu je důležité usilovat o podporu co nejširšího spektra uživatelů a současně zpřístupnit co nejširší škálu informací. Z hlediska těchto faktorů je důležité stanovit strategii budování portálu, aby nedošlo k rozmělnění projektu do několika více nebo méně nezávislých systémů. Pro maximální využití potenciálu všech informací v organizaci a tím i investic je potřeba propojit izolované datové zdroje celého podniku.
Technologie EIP poskytuje:
- jednotný integrovaný pohled na všechna data distribuovaná po celé organizaci,
- jednotný integrovaný způsob řízení, správy a automatizace obchodních procesů uvnitř organizace, řízení a sledování událostí v celém systému
- jednotný integrovaný způsob využití externích služeb,
Dalším charakteristickým rysem robustního portálového systému je důraz kladený na bezpečnost a ochranu informací, ať už se jedná o podporu šifrované komunikace (SSL), zpracování certifikátů, úzkou vazbu na centrální správu uživatelských oprávnění (LDAP) nebo jednorázové přihlášení do systému (single sign-on).
Systém musí dále splňovat požadavky na nepřetržitou dostupnost, škálovatelnost (v případě nárůstu počtu uživatelů nebo transakcí na systému prováděných) a v neposlední řadě také na flexibilitu a otevřenost (možnost jednoduše provádět úpravy systému). Důležitá je také možnost monitoringu činnosti uživatelů v portálu, sledování a vyhodnocování užití informací.
Aplikační vrstva podnikového portálu představuje softwarové moduly, se kterými uživatel komunikuje, ve většině případů s použitím standardního webového prohlížeče. Aplikace portálu poskytují integrované uživatelské prostředí, optimalizované pro efektivní poskytování požadovaných informací. Aplikace musí splňovat několik základních kritérií:
- snadné použití i pro příležitostného a nezkušeného uživatele,
- snadná upravitelnost a možnost přizpůsobení konkrétnímu uživateli nebo kategorii uživatelů (personalizace),
- jednoduchý způsob třídění, vyhledávání a filtrování informací,
- podpora mobilních uživatelů (SMS, PDA).
Přínosy portálového řešení
Přínos portálového řešení spočívá zejména v jednotném vzhledu a chování všech částí celku, čímž uživateli zjednodušuje práci s celým informačním systémem. Uživatelé nemusejí podstupovat školení na jednotlivé části systému, je možné je obeznámit v jednom školení s principy uživatelského rozhraní a pak se soustředit pouze na výklad konkrétních obsahových a datových aplikací.
Klíčovým rysem podnikového portálu je schopnost personalizovat informace pro různé uživatele a doručit je přesně tam, kde jsou potřeba. Personalizace a doručení nejen že dramaticky snižují čas, který uživatelé stráví hledáním potřebných informací, ale také zvyšují produktivitu.
Podnikové informační portály tedy mohou tímto způsobem přispět ke zvýšení efektivnosti a produktivity práce jednotlivce a potažmo i organizace jako celku.