Komix » Co je nového » Co je nového a média » Jak hacknout etiketu online meetingů

Jak hacknout etiketu online meetingů

Jak hacknout etiketu online meetingů

Loni téměř celý kancelářský svět prakticky ze dne na den přešel do online režimu. Napříč firmou i se zákazníky byli lidé nuceni si osvojit prostředí online komunikátorů coby primárního komunikačního kanálu. Obdobným procesem jsme prošli i my v KOMIXu. Za ten více než rok jsme měli dostatek příležitostí si hodně věcí vyzkoušet a zjistit, co nám během schůzek vyhovuje nebo naopak vadí.  Jednotlivé zkušenosti jsme se pro snadnější orientaci rozhodli sepsat a třeba pomohou i vám.

1. Nepodceňujte nastavení techniky a vyzkoušejte spojení

Před začátkem meetingu by mělo být pravidlem otestovat stabilitu internetového spojení, zvuk i kameru, abyste se vyhnuli řešení problému během schůzky, kdy budou připojeni ostatní účastníci. Kontrola vám kromě jiného ušetří zbytečně stresující chvíle, během nichž byste museli situaci promptně řešit. Vyzkoušejte si také dopředu možnosti, které komunikační platforma umožňuje (například sdílení obrazovky, online ankety, …). Právě při sdílení obrazovky je třeba myslet na to, že pokud chcete sdílet nejen obraz, ale také zvuk, musíte tuto možnost zaškrtnout. Už se nám párkrát stalo, že jsme sdíleli prezentaci se zvukovou stopou a lámali si hlavu, proč ostatní nic neslyší.

2. Vyberte vhodné prostředí

Na kameře nejste vidět jen vy, ale také prostředí, v němž se nacházíte. Na to je potřeba myslet – opět ideálně před začátkem meetingu, abyste měli čas vybrat vhodné místo. A to nejen z hlediska estetického, ale i praktického. Svou roli může hrát také síla připojení k internetu, které nemusí být ve všech místnostech stejné.

Pokud se zrovna necítíte na sdílení vašeho soukromého prostředí, můžete využít jedno z pozadí, které komunikátory běžně nabízí. My jsme vytvořili navíc sadu vlastních KOMIXích pozadí, která využíváme především na externí schůzky s veřejností. Kromě prostředí je důležité dbát také na svou vizáž, proto byste měli na schůzky zvolit takové oblečení, které obvykle nosíte do práce.

3. Zahájení a průběh meetingu

Stejně jako na jakoukoli osobní schůzku je žádoucí se připojit včas i na online meeting. Při příchodu na schůzku je fajn ostatní pozdravit, pokud ještě nezačala agenda meetingu. V případě pozdějšího připojení na schůzku není pozdrav ani omluva vhodné, protože mohou narušit její průběh. Během schůzky by měla být kamera zapnutá, nezapomeňte se proto tvářit mile a občas kouknout do kamery.

Při online meetingu může být občas složitější odhadnout, kdy je vhodná chvíle přerušit stávajícího řečníka. Opět tady mají komunikátory elegantní řešení této situace v podobě tlačítka „zvednout ruku“. Tuto možnost jsme začali využívat a osvědčila se nám. Meeting má svůj řád a nedochází k překřikování a skákání do řeči. Kromě toho je možné vyslat během schůzky různé emotikony 👏👍 na projev souhlasu, aniž bychom přerušovali toho, kdo mluví.

Při obchodní schůzce s novým partnerem je důležité představit nejen sebe, ale i další přítomné kolegy a firmu, v našem případě KOMIX.

4. Co si počít s mikrofonem

Během meetingu bychom měli mít mikrofon vypnutý, kromě momentů, kdy sami hovoříme. Je potřeba myslet na to, že aby ostatní slyšeli, co jim říkáte, je třeba mikrofon opět zapnout (to se nám občas podaří až na druhý pokus). Zapnutý zvuk po celou dobu schůzky může ostatní účastníky schůzky vyrušovat, protože jsou slyšet všechny zvuky mimo záznam jako třeba ťukání do klávesnice nebo ruch z okolí.

5. Ukončení meetingu

I v online světě je důležité dodržovat time management a nepřekračovat naplánovaný čas schůzky. A stejně jako při osobním meetingu je fajn se na konci rozloučit. Pokud jsme nuceni odejít ze schůzky před jejím oficiálním ukončením, osvědčilo se nám rozloučení pomocí zprávy do chatu schůzky. Tímto způsobem nepřerušujeme program schůzky ani řečnícího kolegu. Zároveň se nemusíme cítit provinile, že odcházíme bez rozloučení.

Právě tyto jednoduché a pro někoho možná samozřejmé body nám usnadňují průběh online schůzek a nastavují základní pravidla, představující pomocnou záchytnou síť v situacích, kdy si nejsme jistí správným postupem.

Sdílet
NFR: Nefunkční požadavky

NFR: Nefunkční požadavky

IT projekťák: držet se plánu a přitom zvládnout kličkovat mezi změnami

IT projekťák: držet se plánu a přitom zvládnout kličkovat mezi změnami